מצוינות אג'ילית: בין תפיסה, תרבות ופרקטיקה
אתמול ישבנו עם מנהלת בכירה בארגון גדול. במהלך הפגישה שיקפנו את התובנות שעלו ממיפוי תהליכי העבודה במחלקת התשתיות, והדגשנו שכדי לשפר את היכולת להביא ערך ללקוחות, יש צורך לעסוק בפיתוח העובדים ובשיפור תהליכי העבודה.
תגובתה הפתיעה אותנו: "אני לא מבינה איך זה קשור לאג'יל. הבעיות שהצפתם ידועות לנו כבר שנים."
משפט זה משקף בלבול נפוץ שאנחנו פוגשים בארגונים רבים – הבלבול בין תפיסה לפרקטיקה.
תפיסה מול פרקטיקה
אג'יל היא קודם כל תפיסה של שיפור מתמיד – מיינדסט המבוסס על עקרונות וערכים של גמישות, שיתוף פעולה, למידה מתמדת והתאמה לשינויים. זוהי דרך חשיבה, לא רק אוסף של כלים.
מצוינות אג'ילית, לעומת זאת, היא היכולת לחיות לפי התפיסה הזו וליישם את העקרונות באמצעות פרקטיקות מעשיות – אם אלו פרקטיקות ידועות או כאלו שהארגון מגבש ומתאים לעצמו.
לכן, כשאנחנו מלווים ארגון בתהליך שיפור, אנחנו מתחילים תמיד בהבנת העקרונות והתרבות, לפני שניגשים לכלים הספציפיים.
שלושת המרכיבים של ארגון מצויין
1. תרבות של למידה
תרבות ארגונית חייבת להיות תרבות של ארגון לומד שמאפשרת התפתחות מתמדת. ללא פתיחות ללמידה, כמעט בלתי אפשרי:
- לבצע שינויים משמעותיים
- לפתח פרקטיקות חדשות
- לשפר תהליכים קיימים
תרבות כזו מתחילה בהכרה שלא יודעים הכל, וממשיכה בנכונות לשאול שאלות, להקשיב לתשובות, ולהסתגל בהתאם.
2. תהליכים יעילים ומועילים
כל התהליכים בארגון צריכים:
- לייצר ערך – לשרת מטרה ברורה
- להיות קצרים ככל הניתן (Lead Time מינימלי)
כשתהליכים עומדים בשני התנאים הללו, הארגון מצליח לחסוך בעלויות, לשפר את איכות התוצרים, לקצר את זמן מסירת הערך ללקוחות, ולהגביר את שביעות רצונם.
3. זרימה מתמדת
מערכת ההפעלה הארגונית צריכה לוודא באופן שוטף שמתקיימת זרימה בתהליכים. מה פירוש הדבר?
- שהתהליכים אינם נתקעים
- שהערך נע קדימה בתהליך ללא עיכובים
- שמזהים חסמים ופותרים אותם במהירות
תפקיד המנהלים – מעבר לתהליכים
תפקיד המנהלים בארגון אג'ילי רחב ועמוק הרבה יותר מניהול תהליכים בלבד.
דמיינו לרגע מנצח תזמורת. המנצח אינו מנגן בעצמו באף כלי, ובכל זאת, בלעדיו התזמורת תתקשה ליצור הרמוניה מושלמת. תפקידו לתאם, לכוון, להוביל, ובעיקר – לאפשר לכל נגן להביא את המיטב שלו, תוך יצירת יצירה שלמה שהיא גדולה מסך חלקיה.
כך בדיוק פועלים מנהלים מצטיינים בארגון אג'ילי:
- מטפחים את שביעות רצון העובדים – יוצרים סביבת עבודה מעצימה שמאפשרת התפתחות אישית ומקצועית
- רותמים את הארגון כולו למטרות משותפות – מחברים בין הצוותים השונים לחזון אחד
- מיישרים קו בין צרכי הלקוחות לפעילות הארגון – מבטיחים שהלקוחות מקבלים ערך אמיתי ונשארים מרוצים
- מאפשרים זרימה – מסירים חסמים ויוצרים תנאים אופטימליים לעבודה יעילה
על המנהלים לשאול את עצמם באופן תדיר:
- איך אני מחזק את המוטיבציה והמחויבות של העובדים?
- מה נדרש בארגון כדי שהתהליכים יזרמו והעובדים יצליחו?
- איך אני יכול/ה לקשר בין הצרכים העסקיים לבין העשייה היומיומית?
זה דורש ממנהלים:
- להקשיב באמת לשטח ולעובדים
- להיות צנועים ולהודות שאינם יודעים הכל
- לתמוך באנשים בתהליך הלמידה המתמיד
- לפתח אמון הדדי בכל שכבות הארגון
חזרה למנהלת המתבלבלת
ארגון מורכב מאנשים ומתהליכים. ארגון מצוין הוא ארגון שבאופן מתמיד עוסק בשיפור הזרימה בתהליכים שלו באמצעות האנשים שלו, תוך שמירה על שביעות רצון גבוהה של עובדים ולקוחות כאחד.
ארגון אג'ילי הוא בדיוק זה – ארגון לומד שמשפר את התהליכים שלו על ידי שיפור זרימת הערך, טיפוח העובדים ויישום פרקטיקות אג'יליות.
לכן, כשאנחנו מדברים על פיתוח עובדים ושיפור תהליכים, אנחנו מדברים בדיוק על ליבת האג'יליות – לא רק על הכלים החיצוניים שלה.
מה הלאה?
החלטנו לקיים שיח עם מנהלי הארגון כדי לערוך חשיבה משותפת על תפקידם ביצירת זרימה אפקטיבית בארגון. בהמשך נשתף את התובנות והרעיונות שעלו מהשיח. המטרה שלנו היא להפוך את הרעיונות התיאורטיים לפעולות מעשיות שיכולות לחולל שינוי אמיתי.
אנחנו ב-KAMY מאמינים שהדרך למצוינות ארגונית עוברת דרך הבנה עמוקה של התפיסה האג'ילית והטמעתה בצורה מותאמת לכל ארגון. אנחנו כאן ללוות אתכם בדרך הזו, צעד אחר צעד, עם הרבה הקשבה, ענווה ואמפתיה.
